לא מזמן נתקלנו במדריך של חברת Basecamp לתקשורת פנימית בארגון. אנחנו מזדהים מאוד עם המסרים במאמר, לכן החלטנו לתרגם ולזקק את החלק שעוסק בחוקים ועקרונות.

ניתן לקרוא את המדריך המקורי והמלא כאן.

ההסבר מאחורי איך, איפה, למה ומתי אנחנו מתקשרים.
באמצעות כתיבה מנומקת במייל? צ'ט בזמן אמת? פנים אל פנים? וידאו? בעל פה? כתוב? בדואר? איך אנחנו משאירים את כולם בשיחה מבלי להתערבב בעניינים של כולם? ההסבר פה לפניכם.

בהמשך תמצאו אוסף של עקרונות כלליים שאנחנו משתדלים להיצמד אליהם ב-Basecamp כשאנחנו מתקשרים עם חברי צוות, במחלקה שלנו, עם מחלקות אחרות בחברה ועם הציבור.
אלו לא דרישות. העקרונות הללו עוזרים להציב גבולות וליצור מנהגים משותפים שניתן להסתמך עליהם כשאנחנו עושים את הדבר האחד שמשפיע על כל דבר אחר שנעשה: מתקשרים.

1. חוסר תקשורת לא קיים. גם לא להזכיר את הפיל שבחדר זו תקשורת. תקשורת ברורה היא אחד מהדברים המעטים שהכי חשוב ללמוד, להתאמן ולהתמחות בהם.

2. נעדיף שהתקשורת תהיה לא מיידית ותתבצע באופן מושכל, ממוקד ובזמן המתאים לה. זכרו: תקשורת לקויה ופזיזה מייצרת עוד עבודה.

3. כתיבה מנומקת יכולה לייצב את הרעיונות שלנו ולגרום להם להיות ברורים יותר. בהשוואה לשיחה בעל-פה, כתיבה גורמת לירידה בכמות הפגישות, שיחות וידאו וטלפון (וכל מפגש שבו מפריעים לנו ואנחנו מפריעים לאחרים). בנוסף, שיחה בעל פה רלוונטית רק לנוכחים בה, כתיבה רלוונטית לכולם. כתיבה עוזרת גם למי שלא היה בשיחה, או לעובדים עתידיים שיצטרפו לארגון בעוד שנים ארוכות.

4. המילים שעלולות לגרום להכי הרבה נזק הן המילים שניתן לפרש בכמה דרכים שונות.

5. ככל שהחברה, הקבוצה או הצוות קטנים יותר, כך ישנן פחות הזדמנויות לקצרים בתקשורת. אם ישנם 10 אנשים בחדר לפגישה של שעה אחת, הפגישה גזלה 10 שעות סה"כ מכל האנשים. היו עירניים להשלכות.

6. "רגע, מה?" – במקרה ושמעתם את השאלה הזו, ענו עליה באופן נרחב וספקו הקשר עובדתי ומרחבי.

עובדתי – הדברים שאנשים צריכים לדעת לגבי הנושא המדובר.

מרחבי – שהמרחב של השיח יהיה כמה שיותר קרוב למרחב של הנושא המדובר (לדוגמה, אם אנחנו מדברים על משימה שנשלחה במייל, נדון עליה מול המייל שנשלח).

7. שאלו את עצמכם: יכול להיות שקיבלתם תשובה מהירה ולא מפורטת בגלל ששאלתם בצורה מהירה ולא מפורטת?

8. לסופו של יום יש את דרכו המיוחדת לשכנע אתכם שמה שעשיתם ואמרתם היה מעולה, אבל הבוקר שלאחר מכן יתן לכם את תוצאות האמת. אם אתם לא בטוחים, תשנו על זה.

9. אנשים לא תמיד יגידו את מה שיש להם לומר. אם אתם רוצים לקבל תשובה, תשאלו שאלה. שאילת שאלות אוטומטית, במועדים קבועים, עוזרת לאנשים לתרגל שיתוף, כתיבה ותקשורת.

10. מדי פעם בחרו מילים, משפטים, או פסקאות אקראיות ומחקו אותן. זה שינה משהו?

11. אם לדעתכם יש טענות קשות\מנוגדות לגבי מה שאתם מדברים עליו, הזמינו אנשים לשאול שאלות כשסיימתם לדבר. סיום שיחה בלי הזמנה לשאילת שאלות עשוי להוביל לשתיקה פומבית והעלאת השערות פרטיות. ככה נולדות שמועות.

12. מיקומים ושמות של קבצים וחפצים הם קריטיים. כאשר אתם מעניקים שם למשהו (קובץ, מסמך, קלסר) נסו שהוא יהיה מורכב מהמידע החשוב והרלוונטי ביותר.

13. כתבו בזמן הנכון. לשתף משהו ב-5 בערב עשוי להשאיר אנשים בעבודה מאוחר משתכננו. יכול להיות שיש לכם קצת זמן פנוי במוצ"ש, אבל לשלוח מייל בשבת עשוי למשוך אנשים חזרה לעבודה בסוף השבוע. שיחה בשעה מוקדמת ביום ראשון עשויה להיקבר על ידי דברים אחרים. יכול להיות שאין זמן מושלם, אבל נשתדל להמנע מהזמנים הממש גרועים. חשבו על זה לפני שאתם לוחצים על 'שלח'.

14. בד"כ חדשות טובות שנאמרות אחרי חדשות רעות הופכות את כל החדשות לרעות. החדשות הטובות במקרה הטוב מרגישות כאמצעי להרמת המורל, ובמקרה הרע מרגישות כאילו מנסים לקבור את החדשות הרעות. היו כנים עם כל סוג של חדשות ותנו להן מרחב מספק.